Контроль технического подрядчика перед мероприятием, на что стоит обратить внимание организатору или эвентеру

  29.04.2017

Существует ряд моментов, которые должен отработать любой технический подрядчик практически перед любым мероприятием. 

В зависимости от размера мероприятия некоторые из пунктов могут быть пропущены. 

1) Встреча на площадке за несколько недель до мероприятия вместе с режиссером, декораторами и инженерными службами площадки. Составление подробного технического задания. 

2) Утверждение спецификации оборудования и сметы по мероприятию. В этом случае помогают не ошибиться схемы рассадки и трехмерные чертежи (визуализации). Очень важно иметь перед мероприятием хотя бы схематичный план площадки, на котором и агентство, и заказчик видели расположение не только видимых частей (порталы, фермовые конструкции), но и размещение технических служб во время мероприятия (пультовые, генераторы, сетевые раздачи). 

Хотя бы за сутки до начала монтажа подрядчик должен предоставить график заезда на монтаж и график монтажных работ, а также списки технического персонала и транспорта. 

3) Также важно согласовать с подрядчиком сроки монтажа и демонтажа. 

4) Необходимо также согласование с подрядчиком количество людей, обслуживающих само мероприятие. 

5) Обязательно проведение саундчеков, прогонов и репетиций!!! 

6) Все видео- и аудиоматериалы желательно предоставить заранее, во избежание технических проблем с флешками, файлами не того разрешения, общим запуском и т.д. 

7) У технических служб обязательно должен быть на руках сценарий мероприятия и желательно заранее. 

8) Самые распространенные претензии к тех. подрядчикам - курение на площадке, форма одежды и вопрос питания. Чтобы раз и навсегда снять эти вопросы, рекомендую агентствам всегда выделять специальные места для курения и отдыха, не забывать решать вопрос с питанием и заказывать фирменные майки мероприятия для технических специалистов, либо оговаривать рекомендованный стиль (цвет, форма - рубашка, футболка, поло) 

Чаще всего агентство могло бы избежать множества проблем, следуя всем алгоритмам. И, конечно же, лучше всего работать с проверенным и надежным подрядчиком»▫ 

Автор - Катерина Кириллова, Генеральный директор, SoundRental.

P.S. В дополнение к сказанному, Даниил Беленко (директор компании MasterSound) рекомендует обратить внимание еще на несколько позиций:
- Еще очень важный момент со стороны организатора - проверять документы по безопасности - Протоколы поверки электрокабельного хозяйства, допуски персонала на работу с электричеством и высотные работы, поверки и сертификаты на подъемные механизмы и такелаж. А также, немаловажный аспект, наличие огнетушителей на площадке.

Теги: Контроль технического подрядчика перед мероприятием, MSрекомендует, mastersound, event, правила для подрядчика, в помощь эвентеру